Registrazione del tempo nell'ufficio a casa

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Requisiti legali per i datori di lavoro per la registrazione digitale dell'orario di lavoro in casa.

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L'attuale pandemia di coronavirus e le restrizioni che ne derivano hanno indubbiamente portato un numero sempre maggiore di dipendenti a dover lavorare da casa. Il BMAS (Ministero federale del Lavoro e degli Affari sociali) ha recentemente prorogato il periodo di validità dell'Ordinanza Corona sulla Salute e la Sicurezza sul Lavoro, che stabilisce principalmente l'obbligo per i datori di lavoro di offrire lavoro a domicilio.

Di conseguenza, in futuro i datori di lavoro dovranno occuparsi sempre più intensamente delle normative legali relative al lavoro da casa, poiché ci sono molti aspetti importanti da considerare. Un aspetto particolarmente importante è la registrazione delle ore di lavoro quando si lavora da casa. In questo contesto, si pone la questione se l'obbligo di lavorare da casa includa anche l'obbligo di registrare l'orario e a quali opzioni di registrazione abbia diritto il datore di lavoro. 

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Validità delle norme sull'orario di lavoro nell'ufficio domestico

Orario di lavoro nell'ufficio a casa

La Legge sull'orario di lavoro è efficace sia per i dipendenti in ufficio che per quelli che lavorano da casa. In linea di principio, ciò significa che i dipendenti non possono lavorare più di otto ore al giorno. Eccezionalmente, questo limite può essere esteso a un massimo di dieci ore, se le ore di straordinario vengono compensate entro i sei mesi successivi.

Pause e giorni di riposo nell'ufficio a casa

Le norme della Legge sull'orario di lavoro relative alle pause e ai periodi di riposo possono essere facilmente trasferite anche al lavoro da casa. Nei giorni lavorativi di oltre sei ore, il tempo di pausa è di almeno 30 minuti; per più di nove ore, si applica un tempo di pausa di almeno 45 minuti.

Anche i periodi di riposo sono definiti allo stesso modo. Devono trascorrere almeno undici ore tra la fine della giornata lavorativa e il giorno lavorativo successivo. Anche in questo caso, un periodo di riposo più breve può essere consentito in casi eccezionali, a condizione che sia sufficientemente compensato.

I datori di lavoro sono obbligati a registrare l'orario quando lavorano da casa?

Nel 2019, la Corte di Giustizia Europea (CGUE) ha stabilito in una sentenza che Datore di lavoro sono obbligati a creare un sistema oggettivo, affidabile e accessibile per misurare le ore di lavoro giornaliere. Di conseguenza, l'intero orario di lavoro deve essere registrato. Questo include l'inizio e la fine della giornata lavorativa, nonché i tempi di pausa.

Tuttavia, anche la verifica del rispetto degli orari di lavoro fa parte delle consuete attività di controllo. diritto del lavoro obblighi di ogni datore di lavoro. Anche se la Corte di Giustizia europea ha emesso la sua sentenza sulla registrazione dell'orario di lavoro, attualmente non esistono regolamenti nazionali specifici sulla registrazione dell'orario di lavoro in Germania. Fino ad oggi I dipendenti Secondo la Legge tedesca sull'orario di lavoro, solo gli straordinari e le ore extra lavorate in eccesso rispetto all'orario di lavoro regolare sono documentati.

Di conseguenza, c'è libertà di forma per quanto riguarda la registrazione dell'orario di lavoro, il che significa che spetta fondamentalmente al dipendente decidere se la registrazione è scritta a mano o elettronica. 

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Opzioni per i datori di lavoro per registrare le ore di lavoro nell'ufficio a domicilio

Prima possibilità

Da un lato, c'è l'opzione di compilare manualmente i fogli di presenza per registrare le ore di lavoro. In questo modo, l'inizio e la fine dell'orario di lavoro possono essere raccolti e inoltrati al manager o al reparto Risorse Umane. Tuttavia, lo svantaggio di questo metodo è che la conformità alle varie normative deve essere verificata manualmente, il che non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto a errori e non trasparente. Inoltre, i dati per la contabilità delle retribuzioni devono essere prima digitalizzati, il che comporta una quantità di lavoro corrispondente.

Seconda possibilità

I chatbot sono un'altra opzione per registrare le ore di lavoro quando si lavora da casa. Ad esempio, i dipendenti possono "comunicare" con loro tramite un'app o una chat sul desktop e inviare semplici comandi come "timbrare il cartellino", "timbrare il cartellino" e "pausa", a seconda della situazione, per avviare, terminare o mettere in pausa la registrazione dell'orario.

È anche possibile collegare il bot a un software appropriato, in modo che le ore lavorate vengano trasferite automaticamente al sistema e possano essere controllate direttamente dal supervisore. I vantaggi di una soluzione software sono che la registrazione delle ore funziona senza problemi senza dover investire in nuovi dispositivi, in quanto l'orario di lavoro viene registrato nel software sul desktop o tramite un'app sui dispositivi mobili.

Assicura inoltre che Datore di lavoro ottenere immediatamente una panoramica dell'orario di lavoro dei loro I dipendenti e, se necessario, adottare misure appropriate come la compensazione dei periodi di riposo, la riduzione degli straordinari, ecc. Inoltre, è possibile registrare facilmente i dati relativi alle assenze, alle ferie e alle assenze per malattia che hanno un impatto sull'orario di lavoro. Infine, i fogli di presenza creati online possono essere scaricati mensilmente con la semplice pressione di un tasto, in modo da poterli utilizzare per la contabilità delle retribuzioni. 

Terza possibilità

Un'altra soluzione mobile potrebbe essere quella di registrare l'orario di lavoro direttamente tramite il browser. Il dipendente in ufficio effettua il login e può iniziare a registrare direttamente. In questo caso, l'orario di lavoro viene registrato utilizzando un orologio digitale. La registrazione dell'orario basata sul web è particolarmente adatta al lavoro flessibile, in quanto tutti i tempi prenotati sono disponibili in diretta e da qualsiasi luogo. È quindi irrilevante che si trovi in ufficio o che lavori da casa: i dati in tempo reale confluiscono automaticamente nei conti orari dei dipendenti.

Quarta possibilità

Si potrebbe anche prendere in considerazione un'altra soluzione digitale, in cui un cosiddetto keylogger viene installato nel sistema informatico del dipendente. In questo modo si registra l'utilizzo del PC del dipendente durante l'orario di lavoro. Tuttavia, l'uso di questi strumenti è molto controverso nella pratica, a causa dei dubbi sulle norme di protezione dei dati, in quanto tutti i dati inseriti dal dipendente sul computer vengono registrati.

Se esiste un comitato aziendale, molto probabilmente interverrà. In base alla Sezione 87 VI della Legge sulla Costituzione dei Lavoratori, ha il diritto di co-determinazione nell'introduzione e nell'uso di apparecchiature tecniche destinate a monitorare il comportamento o le prestazioni dei dipendenti. I keylogger devono quindi essere utilizzati solo se comunicati in modo trasparente. L'uso segreto di qualsiasi programma è severamente vietato, come ha stabilito il Tribunale Federale del Lavoro nella sentenza della Corte Suprema del 2017.

5a possibilità

È più facile per il datore di lavoro se i dipendenti devono accedere ai server del datore di lavoro. Ad esempio, per utilizzare applicazioni speciali dalla rete aziendale. In questo modo, il datore di lavoro può vedere quando iniziano e finiscono approssimativamente le ore di lavoro.

La nostra raccomandazione per il datore di lavoro

Si può presumere che il legislatore tedesco emanerà nuove norme sulla registrazione dell'orario di lavoro. Potrebbe quindi essere vantaggioso familiarizzare in anticipo con sistemi specifici di registrazione dell'orario di lavoro. I fogli di presenza cartacei e gli strumenti di foglio elettronico sono teoricamente conformi al CGE, ma nella pratica sono spesso soggetti ad errori e comportano un elevato onere amministrativo. È quindi consigliabile registrare l'orario di lavoro utilizzando software moderni o strumenti basati sul web, che, proprio grazie ai loro automatismi tecnici, consentono di risparmiare notevolmente sull'impegno di registrazione.

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