Varningsbrev - effektivt varningsbrev

Varningen kan utfärdas både skriftligen och muntligen. Eftersom innehållet i en varning regelbundet måste bevisas i händelse av tvist, är det dock tillrådligt att utfärda varningen skriftligen och även att inkludera den i Personalakt att spela in.

Vidare måste varningen vara tillräckligt specifik. Detta innebär att innehållet ska vara formulerat på ett sådant sätt att arbetstagaren kan inse vad hans förseelse enligt anställningsavtalet var.

Den anställde måste också ha tagit emot varningen. Om varningen endast är muntlig måste arbetstagaren ha lyssnat på den. Vid en skriftlig varning måste varningen också ha nått den anställde. Arbetsgivaren har den fulla bevisbördan för mottagandet, vilket innebär en stor risk för arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan dock begära ett kvitto från den anställde för att kunna bevisa att varningen har mottagits.

Befogenheten att utfärda en varning måste också beaktas. Inte bara den person som är behörig att utfärda en Avbokning är godkänd, en Varningsbrev men också varje överordnad som har rätt att utfärda instruktioner. Av denna anledning utfärdas varningar ofta av personalavdelningen. En varning ska alltid undertecknas av arbetsgivaren personligen eller av en överordnad.

För att varningen skall fortsätta att vara effektiv måste den vara proportionerlig. Oproportionalitet föreligger om felet kunde ha drabbat vem som helst, dvs. om det är fråga om minsta oaktsamhet. På många arbetsplatser är misstag ibland förprogrammerade och motiverar därför inte att en varning utfärdas. Det beror därför alltid på det enskilda fallet och du måste avgöra om den annars pålitliga och engagerade medarbetaren verkligen är benägen att tänja sina gränser mer och mer.

Dessutom finns det i princip ingen tidsgräns för att utfärda en varning. Den kan utfärdas när som helst så snart ett pliktbrott inträffar. Arbetsgivaren kan också utfärda en varning för misskötsamhet efter en längre tidsperiod. Ju längre tid som förflutit sedan varningen gavs, desto mindre vikt har den. Dessutom kan en varning förverkas om ett år har förflutit sedan avtalsbrottet begicks.

Förlust föreligger om den berättigade parten förvägras att utöva sin rätt på grund av att han inte har utövat sin rätt under en längre tid och därmed har gett den andra parten intrycket att hävdandet av hans rätt inte längre kommer att förväntas i framtiden. Senast vid denna tidpunkt är det inte längre möjligt att utfärda en effektiv varning.