Abmahnung - wirksam abmahnen

Die Abmahnung kann sowohl schriftlich als auch mündlich erteilt werden. Da der Inhalt einer Abmahnung jedoch im Streitfall regelmäßig nachgewiesen werden muss, ist es ratsam, die Abmahnung schriftlich zu erteilen und auch in der Personalakte zu verzeichnen.

Weiterhin muss die Abmahnung hinreichend bestimmt formuliert sein. Dies bedeutet, dass der Inhalt so formuliert sein sollte, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, was sein arbeitsvertragliches Fehlverhalten war.

Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer auch zugegangen sein. Bei einer nur mündlichen Abmahnung ist das Zuhören erforderlich. Bei einer schriftlichen Abmahnung muss die Abmahnung den Arbeitnehmer auch erreicht haben. Der Arbeitgeber trägt hierbei die volle Beweislast des Zugangs, was ein großes Risiko für diesen darstellt. Allerdings kann er von dem Arbeitnehmer eine Empfangsquittung verlangen, um den Zugang der Abmahnung belegen zu können.

Außerdem ist die Berechtigung zur Abmahnung zu beachten. Nicht nur derjenige, der zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt ist, darf eine Abmahnung aussprechen, sondern auch jeder Vorgesetzte, der weisungsbefugt ist. Daher werden Abmahnungen auch häufig von der Personalabteilung ausgesprochen. So ist bei einer Abmahnung stets auf die Unterschrift vom Arbeitgeber persönlich oder von einem Vorgesetzten zu achten.

Damit die Abmahnung auch weiterhin wirksam ist, muss sie verhältnismäßig sein. Unverhältnismäßigkeit liegt in dem Fall vor, wenn der Fehler jedem hätte passieren können, also leichteste Fahrlässigkeit vorliegt. An zahlreichen Arbeitsplätzen sind Fehler teilweise vorprogrammiert und berechtigen daher nicht die Erteilung der Abmahnung. Es kommt daher immer auf den Einzelfall an und man muss sich entscheiden, ob der ansonsten zuverlässige und engagierte Mitarbeiter wirklich dazu neigt, seine Grenzen immer weiter auszudehnen.

Des Weiteren besteht im Grundsatz keine zeitliche Begrenzung für die Erteilung einer Abmahnung. Sie kann jederzeit ausgesprochen werden, sobald eine Pflichtverletzung vorliegt. Auch nach einem längerem Zeitraum kann der Arbeitgeber ein Fehlverhalten abmahnen. Es gilt aber der Maßstab je länger die Abmahnung zurückliegt, desto geringer ist ihr Gewicht. Außerdem kann der Ausspruch der Abmahnung bei einem Zeitablauf von einem Jahr ab dem Vertragspflichtverstoß verwirkt sein.

Verwirkung liegt in dem Fall vor, wenn dem Berechtigten die Ausübung seines Rechts versagt wird, weil er über einen längeren Zeitraum hinweg von seinem Recht keinen Gebraucht gemacht und dadurch bei der Gegenseite den Eindruck erweckt hat, mit der Geltendmachung werde in Zukunft nicht mehr zu rechnen sein. Spätestens dann ist es nicht mehr möglich, eine wirksame Abmahnung auszusprechen.