Zebranie zakładowe to zebranie wszystkich pracowników zatrudnionych w danej firmie lub przedsiębiorstwie. Dotyczy to również pracowników, którzy są zatrudnieni wyłącznie w terenie. Wymagania dotyczące zgromadzenia określa ustawa o konstytucji zakładów pracy. Dokładniej w punktach 42 do Sekcja 46 BetrVG. Między innymi bardziej szczegółowo uregulowano skład zebrania, regularne spotkania zakładowe i wydziałowe, terminy i utratę zarobków, tematy spotkań zakładowych i wydziałowych czy przedstawicieli i stowarzyszeń. Zaproszenie na zebranie zakładowe wystosowuje. Rada Zakładowa a przewodniczy jej przewodniczący rady zakładowej. Należy pamiętać, że nie każdy może uczestniczyć w tym spotkaniu. Ponieważ spotkanie to należy do firmy lub przedsiębiorstwa, celowo nie odbywa się ono publicznie.

Niestety, możliwe jest, że nie każdy pracownik będzie mógł uczestniczyć w planowanym spotkaniu. Wynika to z różnych przyczyn, jak na przykład praca zmianowa w firmie produkcyjnej. W takim przypadku spółka ma prawo organizować tzw. zgromadzenia częściowe. Bardziej szczegółowo reguluje to m.in. § Sec. 42 (1) BetrVG. Według. § 42 ust. 2 ustawy o konstytucji zakładów pracy organizowane jest spotkanie wydziałowe dla pracowników, którzy organizacyjnie lub przestrzennie znajdują się w innej części firmy. Również w tym przypadku spotkaniu wydziałowemu przewodniczy członek Rada Zakładowa. Zebranie wydziałowe, podobnie jak zebranie zakładowe, nie jest jawne i może odbywać się jako zebranie cząstkowe. Spotkanie wydziałowe musi być jednak konieczne, aby omówić wątpliwości pracowników.

Generalnie zebranie zakładowe musi być organizowane i zwoływane w każdym kwartale kalendarzowym. Na tym spotkaniu rada zakładowa musi przedstawić sprawozdanie z działalności, a pracodawca sprawozdanie roczne. Ogólnie rzecz biorąc. Rada Zakładowa ale mają dobrą metodę na to, by spotkanie pracowników nie było nudne. Na przykład powinien włączyć pracowników do dyskusji lub wprowadzić ich do rozmowy. Pracownik nie powinien więc wykorzystywać spotkania zakładowego jedynie do ucieczki z miejsca pracy na radosne 2 godziny, ale raczej wykorzystać swoją szansę na uczestnictwo, a także wkład w to, co dzieje się w firmie. Rzadko zdarza się lepsza okazja, by wskazać żale, uniknąć nieporozumień czy wzmocnić klimat w firmie. Właściwe spotkanie zakładowe wymaga zatem dużego planowania i zaangażowania ze strony rady zakładowej. Jeśli spotkanie robocze przebiegło pomyślnie, kadra lub pracownicy będą o nim długo rozmawiać, lub mogą być rozczarowani, jeśli spotkanie nie przebiegło tak, jak się spodziewali.

Jednak oprócz obowiązkowych zebrań zakładowych, w każdej chwili można zorganizować kolejne zebrania, o ile spółka lub przedsiębiorstwo ma ku temu ważny powód. Może to być np. zamknięcie działu lub części przedsiębiorstwa. Rada zakładowa ma prawo, a nawet obowiązek zwołać zebranie zakładowe i umieścić w porządku obrad niezbędny ważny powód. Obowiązek ten powstaje również w przypadku zwołania zebrania na wniosek pracodawcy lub przez co najmniej 1/4 pracowników uprawnionych do głosowania. Miejsce spotkania zakładowego jest zwykle ustalane w drodze porozumienia między pracodawcą a pracownikami. Rada Zakładowa w samej firmie. Wykorzystuje się do tego celu odpowiednie pomieszczenie lub w przypadku bardzo dużych firm - halę produkcyjną lub stołówkę przedsiębiorstwa. Jeżeli pracodawca i rada zakładowa nie dojdą do bezpośredniego porozumienia i nie znajdą pokojowego rozwiązania, w przypadku sporu Rada Zakładowa sam, gdzie odbędzie się spotkanie. Jeśli zatem miejsce to znajduje się poza zakładem pracy, pracodawca ponosi pełne koszty samego spotkania zakładowego.

Zwołuje ją również rada zakładowa i podejmuje decyzję na właściwym posiedzeniu rady zakładowej. Rada zakładowa jest odpowiedzialna za zaplanowanie tematów do dyskusji i zapisanie ich w porządku obrad. Podstawą porządku obrad są również wnioski zgłoszone przez pracodawcę lub przez pracowników (co najmniej 1/4 uprawnionych do głosowania). Warunkiem koniecznym pozostaje uwzględnienie wniosków, jeżeli i w zakresie, w jakim można jeszcze zagwarantować prawidłowy przebieg zebrania zakładowego. Jeżeli w zakładzie pracy odbywa się zebranie zakładowe, pracodawca ma obowiązek (pod warunkiem nienaruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa) złożyć sprawozdanie o określonej treści. Chodzi tu m.in. o ochronę środowiska w firmie, sytuację ekonomiczną i planowany rozwój firmy, dalszą i dotychczas realizowaną integrację zatrudnionych w firmie pracowników zagranicznych oraz sprawy kadrowe i socjalne. 

W szczególności pracodawca musi zapewnić, że zajmie się również kwestią równości kobiet i mężczyzn w miejscu pracy. O tajemnicach biznesowych czy handlowych można i nie wolno wspominać. Mogą one obejmować np. receptury, różne techniki lub inne informacje, które są uważane za poufne dla konkurentów i ogółu społeczeństwa.

Niemniej jednak, wszystkie tematy mogą być omawiane, takie jak negocjacje zbiorowe, aspekty społeczno-polityczne lub ekonomiczne każdego rodzaju. Tajne nagrywanie rozmów lub wypowiedzi na zebraniu zakładowym jest zabronione. Naruszałoby to zasadę współpracy opartej na zaufaniu oraz indywidualne prawa osobiste uczestników. W przypadku nagrań, które nie są tajne, przewodniczący posiedzenia musi wyraźnie zaznaczyć to osobom uczestniczącym. W kontekście pandemii Corony możliwe było również rejestrowanie spotkań firmowych poprzez wersję § 129 BetrVG do prowadzenia konferencji wideo lub telefonicznych. Powodem tego było zmniejszenie ryzyka zarażenia wśród pracowników i innych uczestników spotkania zakładowego. Jednak ze względu na to, że spotkanie w sprawie utworów cyfrowych mogło spotkać się z ewentualnym sprzeciwem ze strony naruszonych dóbr osobistych lub praw do ochrony danych osobowych, jego realizacja przez długi czas nie była wyjaśniona. 

Wynikało to z faktu, że nagrania lub zapisy dźwiękowe mogły być dokonywane potajemnie. Kolejnym argumentem przeciwko prowadzeniu spotkań firmowych w formie cyfrowej była zwykła dynamika spotkania firmowego, która mogłaby zostać utracona, gdyby uczestnicy mogli doświadczać spotkania jedynie za pośrednictwem ekranu. Powodami wideospotkania na plusie były m.in. oszczędność kosztów, zaangażowanie pracowników terenowych za granicą, łatwość realizacji dzięki wykorzystaniu smartfonów czy właśnie powstrzymanie pandemii Corony poprzez zmniejszenie ryzyka zakażenia. Z tego powodu § 129 BetrVG przedłużony do dnia 19.03.2022 r. włącznie. Dotychczasowe prowadzenie zebrania zakładowego w ramach wideokonferencji lub konferencji telefonicznej nie jest już możliwe, nie ma też dalszego uprawnienia do tego rodzaju prowadzenia.

Samo spotkanie odbywa się w godzinach pracy, chyba że wyjątek musi stanowić praktyka zakładowa pracownika. Jeżeli pracownik chce zabrać głos w konkretnym punkcie posiedzenia, w każdym przypadku należy mu to umożliwić. Podobnie pracownicy mogą składać wnioski do rady zakładowej i wyczerpująco je komentować. Szczególnie istotne jest to, że nie tylko czas spędzony na samym spotkaniu zakładowym, ale również czas podróży na spotkanie i z niego musi być wypłacony pracownikom jako czas pracy. Pracodawca musi ponieść pełne koszty poniesionych kosztów podróży i zwrócić je pracownikom. Problem pojawia się, gdy na zebraniu zakładowym poruszane są tematy, które naruszają wszystkie powyższe zasady, a kierownik zebrania zakładowego nie ma na to zgody. Rada Zakładowa nie udaje się podjąć działań przeciwko tym rozmowom ani ich przerwać. 

W konsekwencji pracodawca ma wówczas prawo do obniżenia wynagrodzenia za okres tego wydania. Istotne pozostaje, że niewypełnienie tego obowiązku przez pracowników zagraża spokojowi przemysłowemu. Podobnie pracodawca nie jest zobowiązany do zabawiania uczestników podczas spotkania zakładowego. Jeżeli rada zakładowa udzieliła lub udzieliła gościny, radzie zakładowej nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów wobec pracodawcy. Wynika to z faktu, że ustawa o konstytucji zakładowej nie nakłada na radę zakładową obowiązku udzielania gościny.

W zebraniu zakładowym oprócz rady zakładowej i zwykłych pracowników biorą zwykle udział inni uczestnicy. Mogą to być w szczególności: pracodawca, starsi pracownicy jako goście, nieuprawnieni pracownicy tymczasowi, upoważnione związki zawodowe, stowarzyszenia pracodawców, członkowie spoza zakładu pracy lub inne osoby, o ile ich udział służy prowadzeniu zebrania zakładowego jako takiego i jest również istotny.

Jeżeli za przedsiębiorstwami stoją związki zawodowe, to w każdym przypadku muszą być one poinformowane o czasie i porządku obrad zebrania zakładowego. Wynika to z faktu, że przedstawiciele lub pełnomocnicy związków zawodowych mają prawo uczestniczyć w zebraniu zakładowym, jeśli widzą ku temu powód. Nie ma możliwości, aby rada zakładowa lub pracodawca nie dopuścili przedstawicieli związków zawodowych do udziału w spotkaniu. Nie dotyczy to jednak związków pracodawców. Nie mają prawa uczestniczyć w zebraniu zakładowym. Bardzo ważne jest to, że spokój w firmie i procesy pracy nie mogą być w żadnym momencie zakłócone. Tym samym tematy dyskusji, takie jak działalność polityczna, wypowiedzi obraźliwe lub znieważające są zabronione i w razie wątpliwości mają być uniemożliwione przez prowadzącego spotkanie. W razie wątpliwości osoba zakłócająca może być również wykluczona z całego spotkania roboczego i wyrzucona z sali.

Jeśli istnieje aktualny spór zbiorowy, nadal możliwe jest zorganizowanie zebrania zakładowego i jego przeprowadzenie. Zgodnie z Kodeksem pracy § Sec. 72 (2) BetrVG zakaz walki na zebraniu zakładowym, ale nie uniemożliwia to przeprowadzenia zebrania zakładowego. Dotyczy to jednak tylko takiego zakresu, w którym zebranie zakładowe jest wykorzystywane jako narzędzie informacyjne dla pracowników, a nie jako środek walki. Jeżeli rada zakładowa bez dopuszczalnego powodu wykorzystuje zebranie zakładowe jako środek walki (np. planując je w czasie bardzo dużego obciążenia pracą), to może być ono uznane za niedopuszczalny środek walki. Wynagrodzenie za udział w zgromadzeniu zakładowym podczas sporu zbiorowego musi być jednak wypłacone. Zebranie zakładowe nie może być również wykorzystywane przez radę zakładową do tworzenia pensji lub wynagrodzenia dla pracowników. Można to uznać za ingerencję w parytet walki.

Równie istotne są aspekty proceduralne. Tym samym spory związane z naradami zakładowymi regulowane są przez prawo pracy Zasady. Sądem właściwym jest więc również sąd pracy w postępowaniu naprawczym. Tutaj przykładowym punktem spornym może być postępowanie w sprawie naruszenia obowiązków (w przypadku niewydania w terminie zaproszenia na spotkanie). Jeżeli jednak kwestią sporną jest wynagrodzenie, którego pracodawca nie chce wypłacić za czas trwania zebrania zakładowego, to należy się o to spierać przed sądami pracy w postępowaniu o zasądzenie wynagrodzenia.

Zebranie zakładowe należy odróżnić od zebrania pracowniczego zwołanego przez pracodawcę. Pracodawca może więc poprzez swoje prawo kierowania ustalać treść, miejsce i czas świadczenia pracy według swojego uznania. Spotkania pracowników służą np. wypełnianiu przepisanych obowiązków pracodawcy w zakresie udzielania informacji i wyjaśnień. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości wywiązania się z obowiązku informowania i edukowania pracowników w ramach indywidualnych rozmów pracodawcy z pracownikami. Pracownik jest również zobowiązany do uczestnictwa w tym spotkaniu. W porównaniu zebrania pracowników i zebrania zakładowego pracodawca nie może stosować zebrania pracowników jako środka zaradczego wobec zebrania zakładowego. Tak przynajmniej można by założyć, gdyby zebranie pracowników było bardzo zbliżone czasowo do zebrania zakładów pracy. Tak byłoby jednak również w przypadku, gdyby pracodawca odmówił udziału w faktycznej naradzie pracowniczej, a jeśli w niej uczestniczy, nie wypełnia swoich obowiązków sprawozdawczych lub wypełnia je w sposób niewystarczający.

Jeśli pracodawca chce zorganizować zebranie pracowników poza godzinami pracy, środek ten podlega współdecydowaniu, jeśli pracodawca wykonuje swoje prawo kierowania lub jeśli pracownik ma w tym czasie obowiązek wobec pracodawcy, który zobowiązuje go do uczestnictwa. Zebranie pracowników nie jest również jawne, a zwołuje je i prowadzi przewodniczący reprezentacji pracowników. Spotkanie pracowników musi się również odbyć co najmniej raz w roku. Spotkanie pracowników musi się zwykle odbywać w godzinach pracy, ale tylko wtedy, gdy nie ma przeciwwskazań natury urzędowej lub operacyjnej. Podobnie jak w przypadku zebrania zakładowego, czas poświęcony na uczestnictwo i dojazd na zebranie pracownicze musi być opłacony jako czas pracy. Pracodawca nie może robić żadnych wyjątków od tej zasady. Zasadniczą różnicą pozostaje to, że zebranie zakładowe jest wymianą informacji pomiędzy radą zakładową a pracodawcą lub pracownikiem, natomiast zebranie pracownicze jest komunikacją pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.