Een ondernemingsvergadering is een bijeenkomst van alle werknemers van een bedrijf of onderneming. Hieronder vallen ook werknemers die uitsluitend in de buitendienst werken. De vereisten voor een vergadering zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden. Meer bepaald in de punten 42 naar Afdeling 46 BetrVG. Onder meer de samenstelling van de vergadering, de regelmatige ondernemingsvergaderingen en afdelingsvergaderingen, het tijdstip en de inkomstenderving, de onderwerpen van de ondernemingsvergaderingen en afdelingsvergaderingen of de vertegenwoordigers en verenigingen worden nader geregeld. De uitnodiging voor de ondernemingsvergadering wordt gedaan door de Ondernemingsraad en wordt voorgezeten door de voorzitter van de ondernemingsraad. Het is belangrijk op te merken dat niet iedereen deze vergadering mag bijwonen. Aangezien dit een vergadering van de vennootschap of onderneming is, wordt deze bewust niet in het openbaar gehouden.

Helaas is het mogelijk dat niet iedere werknemer de geplande vergadering kan bijwonen. Dit heeft verschillende redenen, zoals ploegendienst in een productiebedrijf. Als dat het geval is, mag de vennootschap zogenaamde deelvergaderingen houden. Dit wordt nader geregeld door de § 42 (1) BetrVG. Volgens de § 42, lid 2, van de Wet op de ondernemingsraden. er is een afdelingsvergadering voor werknemers die zich organisatorisch of ruimtelijk in een ander deel van het bedrijf bevinden. Ook hier wordt de afdelingsvergadering voorgezeten door een lid van de Ondernemingsraad. De afdelingsvergadering is, evenals de ondernemingsvergadering, niet openbaar en kan als deelvergadering worden gehouden. De afdelingsvergadering moet echter noodzakelijk zijn om de zorgen van de werknemers te bespreken.

In het algemeen moet elk kalenderkwartaal een ondernemingsvergadering worden gehouden en bijeengeroepen. Tijdens deze vergadering moet de ondernemingsraad een activiteitenverslag en de werkgever een jaarverslag indienen. In het algemeen is de Ondernemingsraad maar hebben een goede methode om een personeelsvergadering niet saai te maken. Hij moet bijvoorbeeld de werknemers bij de discussie betrekken of bij het gesprek betrekken. De werknemer moet daarom een werkvergadering niet alleen gebruiken om voor een gelukkige 2 uur aan zijn werkplek te ontsnappen, maar moet zijn kans grijpen om deel te nemen en ook bij te dragen aan wat er in het bedrijf gebeurt. Er is zelden een betere gelegenheid om grieven aan te kaarten, misverstanden te voorkomen of het bedrijfsklimaat te versterken. Een goede ondernemingsvergadering vergt dus veel planning en inzet van de ondernemingsraad. Als een werkvergadering goed is verlopen, praten de medewerkers of werknemers er nog lang over na, of zijn ze teleurgesteld als de vergadering niet is verlopen zoals ze hadden gehoopt.

Naast de verplichte ondernemingsvergaderingen kunnen echter te allen tijde verdere vergaderingen worden gehouden, mits de onderneming of het bedrijf daarvoor een belangrijke reden heeft. Dit kan bijvoorbeeld de sluiting van een afdeling of een deel van een bedrijf zijn. De ondernemingsraad heeft het recht of zelfs de plicht om een ondernemingsvergadering bijeen te roepen en de nodige belangrijke reden op de agenda te zetten. De verplichting daartoe ontstaat ook indien de vergadering op verzoek van de werkgever of door ten minste een kwart van de stemgerechtigde werknemers wordt bijeengeroepen. De plaats van de ondernemingsvergadering wordt gewoonlijk in overleg tussen de werkgever en de werknemers vastgesteld. Ondernemingsraad in het bedrijf zelf. Hiervoor wordt een geschikte ruimte of, in het geval van zeer grote bedrijven, een productiehal of cafetaria van het bedrijf gebruikt. Indien de werkgever en de ondernemingsraad het niet rechtstreeks eens worden en een vreedzame oplossing vinden, wordt in geval van een geschil de Ondernemingsraad zelf waar de vergadering zal plaatsvinden. Als de plaats dus buiten de werkplek ligt, draagt de werkgever alleen de volledige kosten van de werkvergadering.

De ondernemingsraad roept ook de vergadering bijeen en beslist erover in een echte OR-vergadering. De ondernemingsraad is verantwoordelijk voor het plannen van de te bespreken onderwerpen en het vastleggen daarvan in een agenda. De agenda is ook gebaseerd op moties van de werkgever of van de werknemers (ten minste een kwart van de stemgerechtigden). Voorwaarde blijft dat met de moties rekening wordt gehouden indien en voor zover het goede verloop van de ondernemingsvergadering nog kan worden gewaarborgd. Als in de onderneming een ondernemingsvergadering wordt gehouden, moet de werkgever (mits het bedrijfsgeheim niet wordt aangetast) verslag uitbrengen over bepaalde inhoud. Dit zijn onder andere de milieubescherming van de onderneming, de economische situatie en de geplande ontwikkeling van de onderneming, de verdere en tot dusver uitgevoerde integratie van de in de onderneming werkzame buitenlandse werknemers en de personeels- en sociale zaken. 

De werkgever moet er met name voor zorgen dat ook de kwestie van de gelijkheid van mannen en vrouwen op de werkplek aan de orde komt. Bedrijfsgeheimen of handelsgeheimen mogen en mogen niet genoemd worden. Het kan bijvoorbeeld gaan om recepten, verschillende technieken of andere informatie die als vertrouwelijk wordt beschouwd voor concurrenten en het grote publiek.

Niettemin kunnen alle onderwerpen worden besproken, zoals collectieve onderhandelingen, sociaal-politieke of economische aspecten van welke aard ook. Geheime opname van gesprekken of verklaringen tijdens de ondernemingsvergadering is verboden. Dit zou in strijd zijn met het beginsel van samenwerking op basis van vertrouwen en met de individuele persoonlijke rechten van de deelnemers. Indien een opname niet geheim is, moet de voorzitter van de vergadering de deelnemers daar uitdrukkelijk op wijzen. In het kader van de Corona-pandemie was het ook mogelijk om bedrijfsvergaderingen vast te leggen via de versie van de § 129 BetrVG om video- en/of telefoonconferenties te houden. De reden hiervoor was om het risico van besmetting tussen werknemers en andere deelnemers aan de ondernemingsvergadering te beperken. Maar omdat de vergadering over digitale werken mogelijk werd tegengewerkt door geschonden rechten van personen of gegevensbescherming, werd de uitvoering lange tijd niet verduidelijkt. 

Dit omdat opnames of geluidsopnames in het geheim konden worden gemaakt. Een ander argument tegen het houden van bedrijfsvergaderingen in digitale vorm was de gebruikelijke dynamiek van een bedrijfsvergadering, die verloren zou kunnen gaan als de deelnemers de vergadering alleen via het scherm zouden kunnen beleven. Redenen voor de positieve videovergadering waren onder meer de kostenbesparing, de betrokkenheid van veldwerkers in het buitenland, het gemak van de uitvoering door het gebruik van smartphones of juist de indamming van de coronapandemie door vermindering van het besmettingsgevaar. Daarom is de § 129 BetrVG verlengd tot en met 19.03.2022. Het huidige houden van de ondernemingsvergadering in het kader van een video- en/of telefoonconferentie is niet langer mogelijk en er bestaat ook geen recht meer op deze vorm van houden.

De vergadering zelf vindt plaats onder werktijd, tenzij de eigen bedrijfspraktijk van de werknemer een uitzondering maakt. Indien een werknemer over een bepaald punt van de vergadering het woord wil voeren, moet hij daartoe in ieder geval in de gelegenheid worden gesteld. Evenzo kunnen werknemers moties indienen bij de ondernemingsraad en uitgebreid commentaar geven. Het is bijzonder belangrijk op te merken dat niet alleen de tijd die aan de ondernemingsvergadering zelf wordt besteed, maar ook de tijd die wordt besteed aan het reizen van en naar de vergadering, aan de werknemers als arbeidstijd moet worden betaald. De werkgever moet de gemaakte reiskosten volledig voor zijn rekening nemen en aan de werknemers vergoeden. Er ontstaat een probleem als in de ondernemingsvergadering onderwerpen worden besproken die in strijd zijn met alle bovengenoemde beginselen en het hoofd van de ondernemingsvergadering dit niet mag doen. Ondernemingsraad er niet in slaagt actie te ondernemen tegen deze besprekingen of ze te stoppen. 

Bijgevolg heeft de werkgever dan het recht om het loon voor de periode van deze uitgifte te verminderen. Het blijft belangrijk op te merken dat het niet nakomen van deze verplichting door de werknemers de arbeidsrust in gevaar brengt. De werkgever is evenmin verplicht de deelnemers aan de ondernemingsvergadering te vermaken. Indien de ondernemingsraad gastvrijheid verleent of heeft verleend, heeft de ondernemingsraad geen aanspraak op vergoeding van kosten jegens de werkgever. De reden hiervoor is dat de Wet op de ondernemingsraden geen verplichting oplegt om gastvrijheid te verlenen.

Een ondernemingsvergadering wordt gewoonlijk bijgewoond door andere deelnemers dan de ondernemingsraad en de gewone werknemers. Dit kunnen met name de werkgever, leidinggevende werknemers als gasten, niet in aanmerking komende uitzendkrachten, gemandateerde vakbonden, werkgeversorganisaties, leden van buiten de onderneming of andere personen zijn, mits hun deelname het verloop van de ondernemingsvergadering als zodanig dient en ook relevant is.

Indien er vakbonden achter de ondernemingen staan, moeten deze in ieder geval op de hoogte worden gesteld van het tijdstip en de agenda van de ondernemingsvergadering. De reden hiervoor is dat de vakbondsvertegenwoordigers of -makelaars het recht hebben de ondernemingsvergadering bij te wonen indien zij daartoe aanleiding zien. De ondernemingsraad of de werkgever kan de vakbondsvertegenwoordigers niet beletten aanwezig te zijn. Dit geldt echter niet voor werkgeversorganisaties. Zij hebben niet het recht om een ondernemingsvergadering bij te wonen. Het is van groot belang dat de rust binnen het bedrijf en de werkprocessen op geen enkel moment worden verstoord. Zo zijn gespreksonderwerpen zoals politieke activiteiten, beledigende of kwetsende uitspraken verboden en moeten deze in geval van twijfel door de leider van de vergadering worden voorkomen. In geval van twijfel kan de verstoorder ook worden uitgesloten van de gehele werkvergadering en uit de zaal worden gezet.

Als er een lopend arbeidsconflict is, is het nog steeds mogelijk om een ondernemingsvergadering te houden en te laten plaatsvinden. Volgens de Arbeidswet § 72 (2) BetrVG een verbod op vechten tijdens de ondernemingsvergadering, maar dit belet niet dat de ondernemingsvergadering plaatsvindt. Dit geldt echter alleen voor zover de ondernemingsvergadering wordt gebruikt als informatiemiddel voor de werknemers en niet als strijdmiddel. Als de ondernemingsraad de ondernemingsvergadering als strijdmiddel gebruikt (bijvoorbeeld door deze te plannen tijdens een zeer hoge werkdruk) zonder een toelaatbare reden, kan deze als een ontoelaatbare strijdmiddel worden beschouwd. De bezoldiging op een ondernemingsvergadering tijdens een collectieve actie moet niettemin worden betaald. Een ondernemingsvergadering mag ook niet door de ondernemingsraad worden gebruikt om een salaris of loon voor de werknemers vast te stellen. Dit kan worden gezien als een inmenging in de gelijkheid van de strijd.

Even relevant zijn de procedurele aspecten. Zo worden geschillen in verband met vergaderingen van werken geregeld door arbeidsrecht Regels. De bevoegde rechter is dus ook de arbeidsrechter in afwikkelingsprocedures. Hier kan een procedure wegens plichtsverzuim (in geval van niet tijdige uitnodiging voor de vergadering) een voorbeeldig geschilpunt zijn. Indien het geschil echter betrekking heeft op het loon dat de werkgever voor de duur van de werkvergadering niet wil betalen, moet dit voor de arbeidsrechtbank worden uitgevochten in een arbitrageprocedure.

De ondernemingsvergadering moet worden onderscheiden van een door de werkgever belegde personeelsvergadering. De werkgever kan dus via zijn recht van leiding naar eigen goeddunken de inhoud, de plaats en het tijdstip van de arbeidsprestatie bepalen. Personeelsvergaderingen worden bijvoorbeeld gebruikt om te voldoen aan de voorgeschreven informatie- en verduidelijkingsverplichtingen van de werkgever. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het voor de werkgever niet mogelijk is om aan zijn informatie- en voorlichtingsplicht te voldoen in individuele gesprekken tussen de werkgever en de werknemers. De werknemer is ook verplicht deze vergadering bij te wonen. In vergelijking tussen de personeelsvergadering en de ondernemingsvergadering mag de werkgever een personeelsvergadering niet gebruiken als tegenprestatie voor de ondernemingsvergadering. Dit zou althans worden aangenomen indien de personeelsvergadering zeer dicht bij de ondernemingsvergadering valt. Dit zou echter ook het geval zijn indien de werkgever weigert deel te nemen aan de eigenlijke personeelsvergadering of, indien hij wel deelneemt, zijn meldingsplicht niet of onvoldoende nakomt.

Indien de werkgever een personeelsvergadering buiten werktijd wenst te houden, is deze maatregel onderworpen aan medezeggenschap indien de werkgever zijn recht van leiding uitoefent of indien de werknemer gedurende deze tijd een verplichting jegens de werkgever heeft die hem tot aanwezigheid verplicht. De personeelsvergadering is ook niet openbaar en wordt bijeengeroepen en voorgezeten door de voorzitter van de personeelsvertegenwoordiging. De personeelsvergadering moet ook ten minste eenmaal per jaar plaatsvinden. De personeelsvergadering moet normaliter tijdens de werkuren plaatsvinden, maar alleen als er geen officiële of operationele redenen zijn om dat niet te doen. Evenals bij de ondernemingsvergadering moet de tijd die wordt besteed aan het bijwonen van en het reizen naar de personeelsvergadering als arbeidstijd worden betaald. De werkgever mag op deze regel geen uitzonderingen maken. Het fundamentele verschil blijft dat de ondernemingsvergadering een uitwisseling van informatie is tussen de ondernemingsraad en de werkgever of werknemer, terwijl de personeelsvergadering een communicatie is tussen werkgever en werknemer.