Tijdregistratie in het thuiskantoor

Advocatenkantoor voor arbeidsrecht in Kerpen, Keulen en Witten

Arbeidsrecht | Sterke partner voor werknemers en werkgevers

Wettelijke vereisten voor werkgevers voor digitale tijdregistratie op het thuiskantoor

Advocatenkantoor voor arbeidsrecht in Kerpen, Keulen en Witten

Advocaat voor - Arbeidsrecht | Strafrecht | IT Recht | Gegevensbescherming

De huidige Corona-pandemie en de daaruit voortvloeiende beperkingen hebben er ontegenzeggelijk toe geleid dat steeds meer werknemers hun intrek moeten nemen in het kantoor aan huis. Ook de BMAS (Bondsministerie van Arbeid en Sociale Zaken) heeft onlangs de geldigheid verlengd van de Corona Occupational Health and Safety Ordinance, die voornamelijk de verplichting van werkgevers vastlegt om thuiswerk aan te bieden.

Als gevolg daarvan moeten werkgevers zich momenteel steeds intensiever bezighouden met de wettelijke voorschriften inzake thuiswerken, aangezien er veel belangrijke aspecten zijn waarmee rekening moet worden gehouden. Een bijzonder belangrijk aspect is de registratie van de werktijden op het thuiskantoor. In dit verband rijst de vraag of de verplichting om thuis te werken ook een verplichting tot tijdregistratie inhoudt en welke registratiemogelijkheden de werkgever in dit verband toekomen. 

Tijdregistratie thuiskantoor, digitale tijdregistratie thuiskantoor, tijdregistratie arbeidsrecht advocaat, advocaat arbeidsrecht Witten, advocaat arbeidsrecht Kerpen, advocaat arbeidsrecht Keulen

Toepasselijkheid van de arbeidstijdenregeling op het thuiskantoor

Werktijden in het thuiskantoor

De Arbeidstijdenwet is voor werknemers op kantoor net zo effectief als voor werknemers op het thuiskantoor. In principe betekent dit dat werknemers niet meer dan acht uur per dag mogen werken. Bij wijze van uitzondering kan dit worden verlengd tot maximaal tien uur indien het overwerk binnen de volgende zes maanden wordt gecompenseerd.

Pauzes en rustdagen op het thuiskantoor

De voorschriften in de Arbeidstijdenwet betreffende pauzes en rusttijden kunnen ook zonder problemen worden overgezet op thuiswerk. Op werkdagen van meer dan zes uur bedraagt de pauze ten minste 30 minuten; voor meer dan negen uur geldt een pauze van ten minste 45 minuten.

Ook de rusttijden worden op dezelfde wijze vastgesteld. Tussen het einde van het werk en de volgende werkdag moet ten minste elf uur liggen. Ook hier kan een kortere rusttijd bij wijze van uitzondering toelaatbaar zijn indien deze achteraf voldoende wordt gecompenseerd.

Zijn werkgevers verplicht om de tijd op het thuiskantoor te registreren?

Het Europees Hof van Justitie (EHJ) had in 2019 geoordeeld dat Werkgever zijn verplicht een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten om de dagelijks gewerkte uren te meten. Daarom moet de volledige arbeidstijd worden geregistreerd. Dit omvat het begin en het einde van de werkdag en de pauzes.

De controle op de naleving van de werktijden maakt echter ook deel uit van de gebruikelijke arbeidsrecht verplichtingen van elke werkgever. Hoewel het Hof van Justitie nu een uitspraak heeft gedaan over de registratie van de arbeidstijd, bestaan er in Duitsland momenteel geen concrete nationale voorschriften over de registratie van de arbeidstijd. Tot nu toe Werknemers volgens de Duitse arbeidstijdenwet alleen overuren en extra gewerkte uren buiten de gereglementeerde arbeidstijden documenteren.

Bijgevolg bestaat er vormvrijheid met betrekking tot de registratie van de arbeidstijd, hetgeen betekent dat in beginsel vrij kan worden gekozen of de registratie handmatig of elektronisch geschiedt. 

Tijdregistratie thuiskantoor, digitale tijdregistratie thuiskantoor, tijdregistratie arbeidsrecht advocaat, advocaat arbeidsrecht Witten, advocaat arbeidsrecht Kerpen, advocaat arbeidsrecht Keulen

Mogelijkheden voor werkgevers om werkuren in het thuiskantoor te registreren

1. mogelijkheid

Enerzijds is het mogelijk werkuren te registreren door het handmatig invullen van tijdkaarten. Op die manier worden begin en einde van het werk geregistreerd en doorgegeven aan de manager of de personeelsdienst. Het nadeel van dit formulier is echter dat de naleving van diverse voorschriften handmatig moet worden gecontroleerd, wat niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig en ondoorzichtig is. Bovendien moeten de gegevens voor de loonadministratie eerst worden gedigitaliseerd, wat een overeenkomstige inspanning betekent.

2e mogelijkheid

Een andere mogelijkheid voor tijdregistratie in het thuiskantoor zijn zogenaamde chatbots. Zo kunnen werknemers via een app of desktopchat met hen "communiceren" en afhankelijk van de situatie eenvoudige commando's als "klok in" "klok uit" en "pauze" doorgeven om tijdregistratie te starten, te beëindigen of te pauzeren.

Het is ook mogelijk de bot te koppelen aan een overeenkomstige software, zodat de gewerkte uren automatisch in het systeem worden opgenomen en direct door de supervisor kunnen worden gecontroleerd. De voordelen van een softwareoplossing zijn dat de tijdregistratie probleemloos werkt en zonder te hoeven investeren in nieuwe apparatuur, omdat de werktijd wordt geregistreerd in de software op de desktop of via app in mobiele apparaten.

Het zorgt er ook voor dat Werkgever een onmiddellijk overzicht krijgen van de werktijden van hun Werknemers en, indien nodig, passende maatregelen nemen zoals het compenseren van rusttijden, het verminderen van overwerk, enz. Bovendien kunnen gegevens over afwezigheid, vakantie en ziekteverlof die van invloed zijn op de werktijd gemakkelijk worden geregistreerd. Ten slotte kunnen online aangemaakte urenstaten maandelijks met één druk op de knop worden gedownload, zodat ze kunnen worden gebruikt voor de loonadministratie. 

3e mogelijkheid

Een andere mobiele oplossing zou zijn om de werktijd direct via de browser te registreren. De werknemer in het thuiskantoor logt in en kan direct beginnen met opnemen. Hier wordt de werktijd geregistreerd met een digitale prikklok. Een zogenaamde web-based tijdregistratie is bijzonder geschikt voor flexibel werken, omdat alle geboekte tijden live en overal beschikbaar zijn. Het maakt dus niet uit of men op kantoor is of op het thuiskantoor, de real-time gegevens stromen automatisch in de tijdrekening van de medewerkers.

4. mogelijkheid

Een andere digitale oplossing is het installeren van een zogenaamde keylogger in het computersysteem van de werknemer. In dit geval wordt de arbeidstijd geregistreerd via het pc-gebruik van de werknemer. Het gebruik van deze instrumenten is in de praktijk echter zeer omstreden vanwege twijfels over de regelgeving inzake gegevensbescherming, aangezien alle gegevens die de werknemer op de computer invoert, worden geregistreerd.

Als er een ondernemingsraad is, zal die waarschijnlijk ingrijpen. Volgens artikel 87 VI van de wet op de ondernemingsraden (Betriebsverfassungsgesetz) heeft de ondernemingsraad een medezeggenschapsrecht bij de invoering en het gebruik van technische apparatuur die bedoeld is om het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren. Daarom mogen keyloggers alleen worden gebruikt wanneer dit transparant wordt meegedeeld. Geheim gebruik van alle programma's is strikt uitgesloten, zoals het Bundesarbeitsgericht al in 2017 in zijn hoogste uitspraak heeft bepaald.

5. mogelijkheid

Voor de werkgever is het het gemakkelijkst als de werknemers moeten inloggen op de servers van de werkgever. Bijvoorbeeld om speciale toepassingen van het bedrijfsnetwerk te gebruiken. Hier kan de werkgever lezen wanneer de arbeidstijd ongeveer begint en eindigt.

Onze aanbeveling voor de werkgever

Aangenomen mag worden dat de Duitse wetgever nieuwe voorschriften voor de registratie van de arbeidstijd zal uitvaardigen. Daarom zou het nuttig kunnen zijn vooraf concrete systemen voor de registratie van de arbeidstijd te behandelen. Papieren timesheets en spreadsheetinstrumenten zijn theoretisch in overeenstemming met het EHJ, maar in de praktijk zijn ze vaak foutgevoelig en brengen ze veel administratieve rompslomp met zich mee. Daarom is het raadzaam de arbeidstijd te registreren met moderne software of webtools die, juist door hun technische automatismen, tot aanzienlijke besparingen bij de registratie leiden.

Hebt u ondersteuning nodig van een arbeidsrechtadvocaat bij het invoeren van een correcte tijdregistratie in het thuiskantoor?

Neem dan contact met ons op

+49 (0) 2273 - 40 68 504

info@kanzlei-baumfalk.de

Advocatenkantoor voor arbeidsrecht in Kerpen, Keulen en Witten

Advocaat voor - Arbeidsrecht | Strafrecht | IT Recht | Gegevensbescherming

Logo BAUMFALK - Advocatenkantoor - Wit

Hoofdkantoor - Kerpen
Mr Patrick Baumfalk, advocaat
Hoofdweg 147
50169 Kerpen
Duitsland

Tak - Witten
Mr Patrick Baumfalk, advocaat
Berlijnstraat 4
58452 Witten
Duitsland

Onze samenwerkingspartner in de VS, FL, Merritt Island, Spacecoast en Miami, VS:

Mr. Alexander Thorlton, Esq. - Duits Amerikaans Vastgoed & Immigratie Advocatenkantoor, LLC

Gegevensbescherming Afdruk

Webdesign & SEO van Baumfalk Diensten

nl_NLNederlands
de_DEDeutsch en_USEnglish fr_FRFrançais es_ESEspañol tr_TRTürkçe it_ITItaliano pl_PLPolski sv_SESvenska ro_RORomână bg_BGБългарски ru_RUРусский nl_NLNederlands